D’après l’AFDCC, 53% des entreprises françaises ont constaté une augmentation des retards de paiement en 2015. Ce sujet grave, qui requiert prévention, attention et action, a fait l’objet d’une web-conférence très suivie, intitulée « Faire face à l’impayé : les bonnes pratiques ». Synthèse.

webconf-impayes

Les 8 bonnes pratiques à mettre en œuvre tout de suite

1. Vérifier l’identité de votre client

On assiste à une recrudescence des cas d’usurpation d’identité, en France comme à l’étranger. Vérifiez l’identité et les coordonnées de votre client, en recoupant les informations disponibles. Votre interlocuteur a-t-il la capacité juridique de signer les contrats et les bons de commande ? Une vigilance toute particulière s’impose lorsqu’il s’agira d’une première commande, mais aussi en cas de changement d’adresse de livraison, de nouvelles coordonnées bancaires, ou de montants élevés.

« Il faut tout à la fois vendre… et contrôler », commence Eric Latreuille, Président de l’AFDCC et Credit Manager lui-même. « Souvent, au moment du bouclage d’une opération, tout le monde a tendance à s’emballer. Le credit manager est là pour anticiper… et prévenir les mauvaises surprises. »

2. Collecter l’information avant d’accorder un crédit

On croisera les bases de données d’informations financières, les données des assureurs crédit, et les bases internes – historiques de paiement, retours terrain, etc. Cette prise d’informations peut être ponctuelle ou permanente. Car, le rappelle Eric Latreuille, « quand il s’agit d’engager la société pour un flux d’un an et plus, on n’y va pas à la légère ».

On ne dispose pas forcément des équipes internes formées à l’analyse financière, ni du temps nécessaire. C’est l’un des intérêts d’une collaboration avec une société d’assurance crédit : l’échange d’informations financières permet de mieux connaître le client.

3. Définir les limites du crédit

« Le comité crédit est une excellente pratique », rappelle Eric Latreuille. Au moment d’une vente, il faut pouvoir aller vite. Cette réactivité implique nécessairement que chacun dispose du même niveau d’information, ce que va permettre le comité crédit. « Quand tout le monde est autour de la table, dans 95% des cas on trouve une solution ».

Le comité de crédit est composé du directeur commercial, du directeur financier, du credit manager et de la direction générale en éventuel arbitre. Il prendra en compte le chiffre d’affaires potentiel du client, la marge brute générée, et le risque encouru, de façon à trouver une solution dans l’instant et pour l’avenir. Il permettra aussi de définir le rôle de chacun dans l’exécution des décisions.

4. Définir et faire signer ses CGV (Conditions Générales de Vente)

« La mise au point des conditions générales de vente constitue un point clé d’anticipation », rappelle Benjamin Rollet, responsable de l’agence de recouvrement de Lille chez Euler Hermes France.

Les paroles s’envolent, les CGV restent

Pour être opposables en cas de difficulté, les CGV doivent être signées et revêtues du cachet de l’entreprise cliente, rappelle Romina Fourreau, juriste contentieux chez Euler Hermes France. « Les entreprises sont souvent gênées à l’idée de faire signer leurs CGV. La bonne pratique c’est de les faire signer en même temps que les documents qui finalisent l’affaire ».

Les participants présentent en détail les clauses les plus importantes des CGV, parmi lesquelles la clause attributive de compétence (de juridiction), les pénalités de retard, et la clause de réserve de propriété.

Bien sûr, les conditions générales de vente font souvent l’objet de négociations. Mais si un client refuse de signer vos CGV… il s’agit d’un signal d’alarme.

5. Communiquer régulièrement en amont

Eric Latreuille recommande d’organiser des pré-relances avant l’échéance. La bonne pratique consiste à missionner des assistant(e)s commerciaux/ales et/ou à l’automatiser dans votre ERP, pour :

  • vérifier que la livraison a bien eu lieu
  • détecter les éventuels litiges
  • rappeler l’échéance.

Bien exécuté, un tel process est positif pour l’image professionnelle du fournisseur. Surtout, il permet de déceler les problèmes et de gagner du temps dans leur gestion. On veillera aussi à tenir à jour son information en consultant les sites d’annonces légales pour vérifier l’évolution de la situation du débiteur.

Qui décide quand le client devient débiteur ?

« Plus on intervient tôt, plus on est efficace », rappelle Eva Sebban, Responsable du département Procédures Collectives d’Euler Hermes France. Aussi, dès que la date de règlement est dépassée, il convient :

  • d’engager immédiatement une procédure énergique,
  • et de changer l’interlocuteur.

C’est l’action qui génère le paiement, pas l’attente

On entre alors dans le processus de recouvrement. Une activité qui requiert un savoir-faire bien spécifique : il faut trouver le bon ton, diplomate mais ferme. Ce qui demande d’être staffé et organisé en interne – ou d’externaliser vers d’excellents professionnels.

6. Privilégier les démarches amiables

« La rapidité d’intervention, mais aussi la proximité avec le débiteur, sont les clés du succès d’un recouvrement réussi et à moindre coût », rappelle Benjamin Rollet. Il s’agit d’ouvrir le dialogue et d’identifier les blocages. Lorsqu’on aura décidé que le client est devenu débiteur, la première étape sera, de manière systématique, la mise en demeure formelle. On vérifiera également la situation juridique du débiteur.

92% de nos récupérations de créances sont faites à l’amiable

Ecoute et fermeté doivent conduire à un accord pour régler rapidement l’impayé, qui pourra passer par un paiement immédiat ou échelonné… ou la reprise de la marchandise. La visite sur place s’avère une action à fort impact, d’autant plus intéressante qu’elle permettra de collecter des informations sur le terrain…

« Pour les clients Euler Hermes, 92% des récupérations de créances se font à l’amiable, et 75% en moins de 6 mois » ajoute Benjamin Rollet.

7. Statuer quant à l’intérêt d’aller au judiciaire

On n’est jamais à l’abri d’une décision judiciaire… surprenante. Sans oublier que le coût et la longueur de la procédure peuvent s’avérer bien supérieurs aux prévisions. Eva Sebban le rappelle : il faut donc arbitrer avant de se lancer, et se poser la question : « Le débiteur sera-t-il en mesure de payer les condamnations ? » Le besoin d’information est plus que jamais fondamental à ce stade.

Si une injonction de payer (ou son équivalent) a été délivrée, il va rester à la faire exécuter, en faisant intervenir un tiers qui entretient des relations de proximité avec les tribunaux, les avocats, les huissiers locaux.

Malgré ces difficultés, il faut être capable de faire de la procédure judiciaire… ne serait-ce que pour consolider sa position lors d’une négociation amiable !

8. Et si le client est en redressement judiciaire ?

La procédure collective ne signifie pas forcément le glas du recouvrement, précise Romina Fourreau. Mais elle entraîne des conséquences lourdes, au premier rang desquelles l’arrêt des poursuites individuelles et l’interdiction de payer les factures antérieures à l’ouverture de la procédure.

Les trois types de procédure collective – sauvegarde, redressement judiciaire, liquidation – présentent chacun leurs caractéristiques vis à vis du recouvrement.

Les bons réflexes :

  • déclarer la créance, impérativement dans les deux mois à compter de la déclaration au BODACC (4 mois si le client est à l’étranger),
  • entreprendre des actions volontaristes en s’appuyant sur la clause de réserve de propriété, en revendiquant la partie qui aurait été payée à de sous-acquéreurs, en faisant appel à la caution personnelle du dirigeant, etc.

Retrouvez tous les détails dans cette vidéo riche et passionnante qui vous donnera en moins d’une heure les bonnes pratiques pour prévenir et faire face aux impayés. Remplissez ce formulaire pour voir l’intégralité de la web-conférence en replay.