Pour anticiper l’impayé à l’export et optimiser le recouvrement des créances à l’international, une collaboration efficace entre les différents départements de l’entreprise est nécessaire. Quelles directions se partagent quelles tâches ? Tour d’horizon des bonnes pratiques…

Direction commerciale

Bien connaître son acheteur et vérifier l’identité de son interlocuteur. Assurez-vous de traiter avec la bonne entité commerciale et identifiez bien les personnes qui ont la capacité juridique de signer contrats et bons de commande. La vigilance doit être accrue pour les transactions de montants élevés avec des partenaires inconnus.

Conserver les justificatifs de la commande et la copie de tous les échanges avec le client ou le prospect.

Attention aux usurpations d’identité !

Depuis quelques années, un système d’escroquerie s’est développé sur certains salons internationaux, notamment en Italie et au Royaume-Uni. Le principe ? Se faire passer pour un client ou un prospect potentiel en présentant une carte de visite factice au nom d’une société existante et passer commande pour des marchandises qui, une fois livrées, ne seront ainsi jamais payées. Pour un client, méfiez-vous en particulier des demandes de livraison à une nouvelle adresse. Généralisez dans ce cas une vérification de l’identité de votre interlocuteur en appelant directement l’entreprise pour vérifier qu’il en fait bien partie.

Direction juridique

Définir les Conditions Générales de Vente (CGV). Faites figurer, au verso de tous vos documents commerciaux (factures, bons de livraison, accusés de réception de commande), l’ensemble des CGV comprenant : les conditions de vente proprement dites, les conditions de livraison (avec les délais et modalités pour émettre des réserves sur les biens ou services concernés), les conditions de règlement (délai, mode et lieu de paiement, devise, clauses pénales pour non-paiement à échéance), les conditions de contentieux (clause attributive de compétence, clause de droit applicable, clause d’arbitrage, clause de réserve de propriété).

Imposez vos CGV. Pour vous assurer que seules vos CGV s’appliquent, l’idéal est de les faire signer par votre prospect au moment de la première commande. Aucune contestation ne sera alors possible. Faites précéder les CGV et, le cas échéant, le contrat d’un préambule explicite établissant vos CGV comme seule base de négociation commerciale, et précisant que la signature du bon de commande entraîne leur application sans réserve. Ne signez en aucun cas les conditions générales d’achat (CGA) de l’acheteur.

Direction financière

Définir l’encours de crédit en tenant compte du risque pays et du risque client. Il ne faut pas hésiter à demander le versement d’un paiement comptant ou d’un acompte sur une première commande.

Prévoir un cadencement des relances en cas d’impayés dès la date d’échéance prévue. Il peut être judicieux de recourir rapidement à un prestataire spécialisé tel qu’Euler Hermes, notamment pour ne pas être confronté au barrage de la langue et à la complexité du système juridique local. Rapidité d’intervention et proximité avec le débiteur sont les facteurs clés du succès du recouvrement. La proximité avec le débiteur permet d’obtenir des renseignements fiables sur sa solvabilité et l’opportunité de lancer une procédure : inutile d’engager des frais si le débiteur n’est pas en mesure de payer. À l’inverse, si le débiteur a des actifs et cherche à gagner du temps, il ne faut pas hésiter à poursuivre au judiciaire même si cette décision sera plus ou moins facile à mettre en œuvre en fonction de la réalité du système judiciaire du pays.