Avez-vous déjà subi un retard de paiement, sans savoir comment agir pour être payé tout en préservant une bonne relation avec votre client ? Dans ce podcast de notre série 5 Minutes Tips, nous vous expliquons comment préserver votre relation commerciale avec un client en cas de retard de paiement.

Dans notre nouvelle série de podcasts dédiés aux conseils et bonnes pratiques pour les PME, ce troisième épisode va vous expliquer comment préserver votre relation commerciale avec un client en cas de retard de paiement.

Même les meilleurs clients peuvent avoir du retard, pour de multiples raisons. Quand cela se produit, des tensions peuvent alors apparaître entre le client et le fournisseur, ce qui peut affecter leur relation commerciale et même mener à un impayé.

Voici 4 conseils pour empêcher les retards de paiement de se transformer en impayés et pour éviter de vous lancer dans de longues et coûteuses procédures.

1. Avant tout, évitez d’empirer la situation

Restez calme. Ne mettez pas trop de pression sur votre client. Même si votre inquiétude est tout à fait compréhensible, bousculer votre client n’est jamais constructif et pourrait aboutir à un conflit. Contactez votre client tous les jours pendant 2 mois, cela s’apparente à du harcèlement. Mais le contacter tous les 7 à 10 jours, en lui proposant des alternatives pour qu’il puisse commencer à vous rembourser, cela s’appelle de la persévérance.

A l’inverse, ne surjouez pas non-plus le lien émotionnel avec votre client. Cela pourrait l’inciter à profiter de la situation, et aboutir à de nouveaux retards de paiement. Enfin, soyez très prudent dans vos menaces de recourir à une procédure judiciaire : cela pourrait s’avérer toxique pour votre relation à long terme.

2. Maintenez une communication fluide avec vos clients

Durant le processus de relances, continuez de communiquer avec votre client. Un manque de communication entre le client et le fournisseur est souvent source de tensions. Pour les clients, le motif de retard le plus récurrent est la situation de leur trésorerie. Ils peuvent en avoir honte et ne pas vous en parler clairement. Comme ils ne veulent pas partager avec vous leurs problèmes de trésorerie, ils pourraient être tentés d’éviter vos appels et vos relances. Ils n’ont souvent pas d’autre choix que de ne pas respecter les conditions de paiement initialement fixées, et vous devez maintenir un dialogue avec eux sur le sujet.

Assurez-vous de garder des traces de tous vos échanges. Dès que vous communiquez par téléphone avec un client, envoyez-lui dans la foulée un mail résumant les détails de votre conversation et de l’accord que vous avez trouvé. Faites des copies de vos échanges de mail et des documents que vous y joignez.

3. Soyez compréhensif avec votre client, essayez de vous mettre à sa place

Les problèmes de trésorerie de vos clients, et donc leurs retards de paiement, peuvent être liés à diverses raisons, allant du souci de management à la situation du marché, en passant par un retard de paiement qu’ils auraient eux-même subi. Il peut aussi y avoir un litige sur la commande : peut-être qu’ils contestent 10% de la commande et refusent de la payer à 100%. Ce conflit peut être légitime, mais retarder le paiement complet sans informer le fournisseur n’est pas légal. Pour trouver une solution et résoudre un retard de paiement, vous devez en comprendre la source.

4. Appuyez-vous sur un tiers expert de confiance

Un tiers externe n’a aucune attache émotionnelle à la situation. Il peut donc agir de manière neutre et calme pour trouver une solution au plus vite. Cela vous permettra de gagner du temps et d’obtenir de meilleurs résultats, mais aussi potentiellement d’actionner les bons leviers juridiques.

Un intermédiaire comme Euler Hermes fait preuve d’ouverture d’esprit et d’écoute pour détecter la source du retard de paiement. Nos experts du recouvrement expliquent à vos clients qu’ils sont là pour trouver une solution, leur décrivent votre situation et leur font comprendre que vous ne pouvez pas jouer un rôle de banquier pour eux. Les clients comprennent ces arguments, et ne font pas les mêmes promesses à un intermédiaire qu’à un fournisseur qu’ils connaissent.

Le tiers expert est là pour trouver un arrangement amiable, sans passer par la voie juridique, ce qui permettra de récupérer plus vite la somme due et de maintenir une bonne relation commerciale entre le fournisseur et son client. Son rôle, c’est de trouver des solutions gagnant-gagnant. Par exemple, l’intermédiaire pourra négocier un échéancier de paiement convenant aux deux parties.